AUTOMATIZACE PRO MALÉ PODNIKÁNÍ
Méně rutinní práce v podnikání.
Více prostoru pro vaše klienty i pro vás.
Sladím váš web, Google aplikace, e-mailing a další software tak, aby spolupracovaly.
Poznáváte se v některé z těchto činností?
- Z formuláře či přihlášky ručně přepisujete údaje do tabulky nebo do jiné aplikace.
- Opakovaně připravujete stejné dokumenty (dohody, smlouvy, nabídky) a měníte v nich jen několik údajů.
- Ručně posíláte potvrzovací e-maily.
- Hlídáte platby, termíny, kapacitu akcí nebo následné kroky na několika různých místech.
- Informace hledáte v e-mailech, na disku, v tabulkách a v poznámkách.
- Web, kalendář, formuláře aj. je potřeba pořád aktualizovat, aby se informace v nich nelišily.
- Víte, že některé úkoly by se mohly dělat automaticky, ale nevíte, jak a kde začít.
Co vám můžu zjednodušit?
- Rezervace a přihlašování — výběr termínů, přihlášky na akce, potvrzení účasti nebo hlídání kapacity.
- Opakující se e-maily — potvrzení, instrukce, připomínky nebo další informace odeslané ve správnou chvíli.
- Přepisování a evidence údajů — abyste informace z formuláře nemuseli ručně přepisovat do tabulky, seznamu nebo další aplikace.
- Opakovaně vytvářené dokumenty — například smlouvy, potvrzení nebo jiné podklady, ve kterých se mění jen některé údaje.
- Platby a návazné kroky — odeslání platebních údajů či QR kódu, kontrola plateb a upozornění na to, co je potřeba udělat dál. Automatické exporty a předávání dokladů pro účetnictví.
- Pořádek v informacích — přehlednější ukládání podkladů, dokumentů a odpovědí na jedno určené místo.
- Propojení používaných nástrojů — web, formuláře, kalendář, tabulky, e-mailing nebo členská sekce jako navazující celek.
- AI pomocníci pro konkrétní úkoly — tam, kde nestačí běžné propojení a AI může bezpečně zjednodušit práci s texty či podklady.
Nemusíte vědět, jaké technické řešení potřebujete.
Začněme tím, které činnosti vás nejvíc nebaví a děláte je stále dokola.
Většina podnikatelů nepotřebuje další nástroj
Automatizace nemusí znamenat další drahý nástroj. Je to o pochopení, jak dnes pracujete a co vám nejvíc bere čas.
- Nejprve se podíváme na současný postup.
- Najdeme opakující se nebo zbytečně složité kroky.
- Posoudíme, které z nich má smysl změnit.
- Přednost dostanou nástroje, které už používáte a znáte.
- Novou aplikaci přidáme jen tehdy, když pro ni existuje dobrý důvod.
- Ne vše, co lze automatizovat, se automatizovat vyplatí.
Automatizace je úspora času a hlavně mentální zátěže
Měřili jste si někdy čas, který zabere administrativa kolem vašeho podnikání?
Většina podnikatelů si tento čas uvědomuje, ale mnoho činností nedokáže delegovat. V dnešní době to už ani není třeba. Úkoly jde totiž automatizovat pomocí nástrojů a chytře provázaných aplikací.
Díky dobře nastaveným krokům vznikne jasný řád.
Nemusíte neustále hlídat termíny, připomínat schůzky, klesne riziko přehlédnutí a chyb.
Cílem automatizace je získat čas i klid na vaši vlastní odbornou práci.
Ing. Martina FILIPOVÁ
Malířka webů
Pomáhám malým podnikatelům vytvářet funkční a snadno udržovatelné weby, které dávají smysl jejich zákazníkům i podnikání.
Mám 10 let praxe v tvorbě webů na Miowebu a Webnode, 5 let praxe ve správě velkého prodejního webu (Mioweb, FAPI, SmartEmailing). V posledních letech se vzdělávám v práci s umělou inteligencí (AI), kterou také aktivně používám pro své klienty.
Mám 10 let praxe v tvorbě webů na Miowebu a Webnode, 5 let praxe ve správě velkého prodejního webu (Mioweb, FAPI, SmartEmailing). V posledních letech se vzdělávám v práci s umělou inteligencí (AI), kterou také aktivně používám pro své klienty.
Jak může automatizace vypadat v praxi?
REZERVACE TERMÍNŮ
Klient si vybere volný termín.
→ Rezervace se zapíše do kalendáře.
→ Klient dostane potřebné informace.
→ Den před schůzkou dostane připomínku.
→ Vy řešíte jen nestandardní rezervace a změny.
→ Rezervace se zapíše do kalendáře.
→ Klient dostane potřebné informace.
→ Den před schůzkou dostane připomínku.
→ Vy řešíte jen nestandardní rezervace a změny.
PŘIHLÁŠKY NA SKUPINOVÉ AKCE
Zájemce vyplní formulář.
→ Automaticky obdrží potvrzení nebo QR kód k platbě.
→ Přihláška se uloží do přehledného seznamu.
→ Podle potřeby lze hlídat kapacitu / čekací listinu. Řešení může fungovat i bez e-mailingového nástroje.
→ Automaticky obdrží potvrzení nebo QR kód k platbě.
→ Přihláška se uloží do přehledného seznamu.
→ Podle potřeby lze hlídat kapacitu / čekací listinu. Řešení může fungovat i bez e-mailingového nástroje.
DOKUMENTY A ŠABLONY
Klient / zájemce apod. své údaje vyplní do formuláře.
→ Odtud se přenesou do tabulky nebo dokumentu.
→ Z údajů může vzniknout smlouva, certifikát či jiný dokument podle šablony.
→ Přílohy a podklady se ukládají na určené místo.
→ Odtud se přenesou do tabulky nebo dokumentu.
→ Z údajů může vzniknout smlouva, certifikát či jiný dokument podle šablony.
→ Přílohy a podklady se ukládají na určené místo.
PROPOJENÍ NÁSTROJŮ VE FUNKČNÍ CELEK
Formulář z webu nebo jiného místa předá údaje tam, kde s nimi potřebujete dál pracovat.
→ Údaje se uloží do Google a propojí s kalendářem / e-mailem / tabulkou nebo jiným nástrojem.
→ Data jsou na jednom místě a zákazník dostává jednotnou informaci.
→ Údaje se uloží do Google a propojí s kalendářem / e-mailem / tabulkou nebo jiným nástrojem.
→ Data jsou na jednom místě a zákazník dostává jednotnou informaci.
REVIZE A ZJEDNODUŠENÍ POUŽÍVANÝCH NÁSTROJŮ
Revize všech aktuálně placených nástrojů a služeb (SaaS, cloud, ...).
→ Zhodnocení využití funkcí a možností jejich náhrady.
→ Návrh implementace individuální aplikace nebo náhrady v Google prostředí.
→ Úspora prostředků a zefektivnění úkolů.
→ Zhodnocení využití funkcí a možností jejich náhrady.
→ Návrh implementace individuální aplikace nebo náhrady v Google prostředí.
→ Úspora prostředků a zefektivnění úkolů.
AI POMOCNÍCI NA MÍRU
Zpracování a třídění opakujících se podkladů (např. skenování). / Shrnutí nebo příprava podkladů z dat v systému. / Pomocník nebo AI agent, který nahradí opakující se úkoly.
AI navrhuji pouze tam, kde přinese skutečnou hodnotu a je vhodná s ohledem na data.
AI navrhuji pouze tam, kde přinese skutečnou hodnotu a je vhodná s ohledem na data.
VARIANTY SPOLUPRÁCE
Konzultace a mapa automatizace
2 490 Kč
Pro posouzení, co přesně lze nebo má smysl automatizovat
2x hodinová online schůzka
Pojmenování nejslabších míst
Doporučené pořadí změn
Návrh vhodných nástrojů
Odhad rozsahu realizace
Návrh řešení automatizace
od 2 490 Kč
Pro jeden konkrétní proces
Úvodní online schůzka ke konkrétnímu zadání
Popis procesu
Návrh automatizace
Cenová nabídka realizace
Představení řešení
Automatizace na klíč
Individuální cena
Pro klienta, který chce navržené řešení vytvořit a zavést
Online schůzky podle domluvy
Přístupy k nástrojům podle potřeby
AI implementace dle dohody
Testování řešení na relevantních datech
Zaškolení a předání
Řešení chyb po dobu 3 měsíců
Pro koho je služba vhodná
- jste živnostník, samostatný podnikatel, malý tým či nezisková organizace
- úkoly, které pravidelně opakujete, zabírají příliš času a vaší pozornosti
- používáte web a několik běžných digitálních nástrojů (Google aplikace, e-mailing, prodejní systém, ...)
- technické nastavování vás nebaví nebo si na něj sami netroufáte
- nechcete stále investovat čas a peníze do opakovaných aktivit
- potřebujete řešení, které může růst spolu s vámi
Pro koho naopak řešení vhodné není
- pokud hledáte komplexní podnikový informační systém
- chcete automatizovat nejasný nebo pokaždé zcela odlišný proces
- očekáváte, že automatizace vás zbaví odpovědnosti za důležitá rozhodnutí
- nechcete se podílet na zmapování současného způsobu práce
Jako účetní je mou prioritou individuální přístup ke klientům. Při automatizaci a digitalizaci je proto nechci nutit do změn, o které nestojí, např. vyžadovat doklady v jednotném formátu.
Zároveň vidím místa, kde se dá moje práce zjednodušit, urychlit a zbavit rutiny. Sama se ale nerada přizpůsobuji nástrojům a jejich omezením. U dosavadních nabídek účetních automatizací jsem měla dojem, že nenabízejí to, co potřebuji, a musela bych se jim přizpůsobit já nebo mí klienti.
Proto jsem se rozhodla pro automatizační nástroj šitý na míru mým potřebám. Už ve fázi testování jsem si uvědomila, že jakmile vyzkouším, že můžu doklady zpracovat snadněji, rychleji, už se nechci vracet k ručnímu opisování údajů. Usnadnit si práci je příjemné a ještě příjemnější je usnadnit si ji přesně tak, jak mi vyhovuje, bez kompromisů a omezování.
Máte zájem o automatizaci svého podnikání?